1.文件的批准：文件在发布前需得到批准，以确保适宜性、内容充分，没有漏项。如方针应由最高管理者批准；生产操作规程和HACCP计划应由公司技术总负责人批准。
2.文件的评审：文件在实施中可能会因组织结构、产品、过程、法律法规等发生改变而变化，这时有必要对文件进行评审；组织也可以根据需要对文件进行定期评审，以确定文件是否需要更新。文件如果发生修改要经过再次批准。
3.组织应能识别所有文字的修订状态，可采用控制清单、修订一览表或标志的方式。
4.组织应确保在使用场所得到有关的文件的使用版本。一般情况下，新版本的文件发放后，旧版本的文件就应作作废。
5.文件应易于识别，字迹清晰，如对文件进行编号可便于文件的快速查找。
6.组织在各类活动中应使用与食品安全有关的外来文件，应能全部识别，例如法律法规、标准、顾客的要求等，并对其进行管理。在某些情况下，电子文档也应该符合法规要求。要控制外来文件的分发并使其处于受控状态，即对外来文件进行跟踪识别，确保使用适宜的版本。
7.组织应防止作废文件的非预期使用，如有可能，应考虑将这些作废文件从所有发放和使用场所及时收回。若由于法律或其他原因二保留作废文件，要对这些文件进行适宜的标志。
