按选定的食品安全管理体系标准确定食品安全管理体系的内容、要求和方法，并通过食品安全管理体系文件加以适当规定，是食品安全管理体系有效运行的保证。因此，组织应建立正规、规范的文件化食品安全管理体系，以确保食品安全管理体系的有效运行。文件化的食品安全管理体系也为审核提供了比较和评价的标准，是进行食品安全管理体系审核的必要条件。
正规的食品安全管理体系主要体现在：食品安全管理体系必须文件化到确保控制所需的程度；每个组织只有唯一的文件化食品安全管理体系；食品安全管理体系文件之间要相互协调和衔接；食品安全管理体系文件必须符合文件控制的要求。
