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审核过程的沟通和首次会议

三、首次会议要点

   2、首次会议的内容。详略程度可与客户对审核过程的熟悉程度相一致;

    1)介绍参加会议的人员,包括其职责;

    2)确认审核目的、范围及准则;

    3)确认日程安排和相关的其它安排(如:审核组与受审核方之间的沟通会议及变动);

    4)介绍审核方法和程序,简单说明如何进行审核活动,包括:采用抽样方式进行审核,其局限性和风险性,采用查、看(观察)、问、记的方法收集审核证据,若发现不符合,可能要开不符合报告,不符合项的性质判定,审核结论的通报等;

    5)确认正式沟通的联系方式,沟通的渠道:如末次会议前与受审核方的最高管理层的沟通、审核过程中的沟通等;

    6)确定审核使用语言;

    7)确认审核时,及时向受审核方报告审核的进程;

    8)确认审核组所需的资源和设施;

    9)确认保密事项;

    10)确认与审核组有关的工作安全、紧急的事项和程序,确认在审核中将告知客户审核进程及任何关注点;

    11)确认向导人员的作用和身份;

     向导人员职责

     a)向导人员的作用是联络、向导和见证,随同审核组活动,但不是审核组的成员,不应影响或干扰审核的实施。

     b)由受审核方指派,并根据审核组长的要求行动。

     c)向导人员的职责:

      ①为访谈建立联系并安排(落实)时间;

      ②对特定的访问做出安排(对场所、组织);

      ③确保审核组了解和遵守受审核场所的安全规则、安全程序;

      ④对特定的访问做出安排(对场所、组织);

      ⑤在审核员收集信息过程中提供澄清和协助。

    12)介绍审核发现的报告方法包括不符合项分级方法;

    13)介绍关于审核可能被终止的条件(如,发现重大的食品安全问题而无有效的管理控制措施:发现食品安全管理体系严重失控:发现严重违反法律法规现象:受审核方不配合而无法达到审核目的;其它妨碍审核继续进行的情况如自然灾害等);

    14)审核组公正性、保密性承诺;

    15)介绍申诉系统的信息;

    16)让客户提问的机会。


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